各二级学院校友分会：

校友是学校办学成果的重要体现和学校发展的重要资源。为进一步拓展校友资源，完善校院两级校友信息库，畅通信息沟通渠道，推进学校建设和校友事业共同发展，学校决定开展校友信息征集工作，现将具体事项通知如下：

一、征集对象

（一）荆楚理工学院及其前身的各类学历毕业生、肄业生、进修生、培训生及留学生；

（二）曾在学校工作过的教职员工；

（三）学校聘请的名誉教授、客座教授、兼职教授及其他兼职人员。

二、征集方式

（一）校友自填

二级学院校友分会可将校友信息管理平台链接或二维码，通过前期已建立的校友QQ群、微信群或开展校友论坛、走访校友等活动等进行发布，由校友本人注册后填写。校友自填数据，由学校校友会根据入学专业等相关信息，归属到相应学院进行管理。

（二）学院分会填报

1.逐条录入

学院分会指定专人负责校友信息录入工作，经学校校友会授权，通过校友信息管理平台逐条录入已搜集的校友信息。

2.批量导入

前期搜集掌握校友信息较多的学院分会，可由校友信息录入工作人员在系统导出模板，信息填写完整后，一次性导入系统。

三、征集时间

（一）第一阶段

各学院校友分会于本学期末完成100名重点校友信息搜集和录入。

（二）第二阶段

逐步完善学院分会校友信息库,进行常态化信息征集,且每年毕业季定期更新校友信息。

四、工作要求

（一）提高站位，高度重视。各学院分会要高度重视校友信息征集工作,充分认识此项工作的重要意义,由二级学院分会会长牵头负责,指定专人负责信息的收集与管理，充分发挥专业教师、班主任、辅导员、离退休教师的情感优势，深度挖掘校友资源，为学校人才培养、产学研用、实习就业等方面工作提供有力保障。

（二）动态完善，长效推进。各学院分会要建立常态化联络机制,创新方式方法开展特色鲜明的联谊活动,建立健全校友信息收集与整理的长效机制,建立动态的校友资料数据库和业绩突出的校友人物档案，不断加强与校友的沟通联系，持续提升服务校友工作水平，有效助力校友事业发展。

（三）整合资源，注重保密。构建校、院、地三级校友工作体系，整合校院校友信息库资源，分层分类建设校友信息档案。各学院分会务必做好校友信息保密工作，确保数据安全，防止校友信息泄漏。《荆楚理工学院校友信息保密承诺书》于11月30日前签字盖章后送交B315办公室

附：1.校友信息管理平台操作提示

    2.二级学院校友分会校友信息录入工作人员名单

    3.校友信息保密承诺书

荆楚理工学院校友会

2022年11月21日